LOGICIELS ET SYSTÈMES DE CAISSE : SYNTHÈSE DES OBLIGATIONS
Quelles sont les entreprises concernées ?
Les entreprises visées sont toutes les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des ventes ou des prestations auprès de particuliers, et les enregistrent soit dans un logiciel de facturation soit dans un système de caisse.
Ainsi, il existe 5 situations plaçant une entreprise hors du champ de cette obligation :
- les entreprises donc la caisse ou les factures sont manuelles,
- les entreprises n’ayant que des clients professionnels,
- les entrprises relevant du régime de la franchise en base de TVA,
- les micro-entrepreneurs,
- les entreprises exonérées de TVA de par leur activité (professions médicales, enseignement, …).
Quels sont les logiciels concernés ?
Sont concernées toutes les opérations réalisées par un assujetti non exonéré avec des clients non assujettis, soit des particuliers, enregistrées dans un « logiciel ou système de caisse », peu importe qu’il s’agisse d’un logiciel comptable, d’un système de gestion (facturation) ou d’un système de caisse enregistreuse.
Ce qui importe c’est la « fonctionnalité de caisse ».
Quel document justificatif dois-je obtenir ?
Un certificat ou une attestation doit être établi pour chaque version majeure du logiciel ou système, sans date d’échéance.
Ce document doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les 4 critères d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.
Il est établi par l’éditeur ou par le dernier intervenant ayant paramétré le logiciel ou système lorsque son intervention a eu pour objet ou effet de modifier un ou des paramètres permettant le respect des 4 critères ci-dessus.
NB : L'attestation doit être individuelle, c'est-à-dire délivrée nominativement à l'assujetti concerné.
Quelles sont les sanctions encourues ?
Le défaut de présentation de l’attestation ou du certificat, lors d’un contrôle inopiné ou d'une vérification de comptabilité, est passible d’une amende de 7500 € par système de caisse concerné.
Cette amende sera de nouveau applicable si le certificat ou l'attestation n'est pas présenté dans un délai de 60 jours à compter du premier constat de défaut.
Une certaine souplesse en 2018 de la part de l’administration fiscale
L'obligation de certification n'est pas reportée.
Cependant, l'administration fiscale a précisé que la vérification de la possession du certificat ou de l'attestation serait réalisée en 2018 uniquement à l'occasion d'une vérification de comptabilité sur place.
En outre, le contrôle serait limité à la détention du certificat ou de l'attestation, sans que les fonctionnalités du système informatique soient analysées.
A défaut de pouvoir présenter le certificat ou l’attestation, il faudra être en mesure de justifier des démarches engagées en vue de mettre à jour votre système de caisse.